本文将着重论述对虚拟团队会议至关重要的几个关键问题。我们一起逐一审视这些关键问题，以便让接下来的任何会议都取得成功。
大多数虚拟团队的工作都是在会议之外，使用协作工具进行的。虚拟团队的会议是相对复杂的，特别是当参会人跨多个时区、多种语言、不同文化和不同代际的时候。虽然会议可以让参会人员更好地互相了解，并实时互动，但并不是每种类型的工作都需要通过会议完成。例如，许多人使用虚拟团队会议来共享幻灯片上的信息—— 其实这并不需要实时分享，可以在会前直接发给参会人。还有些人只选择使用虚拟团队会议，从不考虑其他工作方式。所以，请扪心自问：“为什么需要开虚拟团队会议，并且，仅开一次会就能达到我想要的结果吗？” 当你想清楚为什么要开会并选择开会，接下来就要考虑需要参会的人员了。是否需要每个人都参加？他们的角色是什么？他们能给会议带来什么？他们需要使用何种资源来参加会议（可能需要特定登录技术或翻译）？参会人会给你带来怎样的复杂的问题需要你处理？在这里回顾一下团队成员的文化差异、身份背景和相互的信任度等是很有用的。 当你确定了虚拟团队会议的参会人后，需要考虑以下这些问题。参会人在组织中处于不同层级吗？如果是的话，级别差异会干扰会议吗？可以考虑通过匿名发言或小组讨论得出结论，而不是强调是谁具体贡献了何种想法。你可以安排一个中立人员收集每位参会人的意见，然后将这些意见公布到共享屏幕上。会议引导者必须保持中立态度，并得到每位参会人的信任，否则思想的流动就会停止。另一种有效方式是安排人们提前匿名提交他们的想法。请记住，如果以电子文件形式提交，有些人可能觉得自己会被追责，从而阻碍他们的参与和投入。匿名提交也可以降低办公室政治对会议产出的影响。虚拟团队会议需要技术的支持，这种技术允许不同地方的人同时进行交流。一些可能的同步技术包括即时消息、视频、共享屏幕+音/视频会议、智能白板+音视频会议、共创工具、视频直播、高清视频会议室和虚拟世界。作为虚拟团队领导者，请确保所有的参会人都能够使用要用的技术，并获得相同的服务质量和体验。人们说话交流其实包含了3 种交流方式：所用词语本身、说话的语调语气和肢体语言。如果你看不见肢体语言，单靠说话声音，就像参加电话会议，那么，最重要的事情是人们既能听清发言者的每句话，也能听清所使用的语调语气。我建议，虚拟团队领导者需确保他们开会时的音频质量尽可能高，无论他们使用哪种技术。可能出现什么问题？在你的会议上， 有什么比计划的会议内容更重要？风险绝对是最需要考虑的不确定因素。它们可以是正面的机会，也可以是负面的威胁，所以，考虑一下可能会发生的问题，以及你的应对方案。是否有其他人能够比你更好地处理一些风险？回顾一下你面对的风险，看看什么已经改变，什么需要做必要的调整。我发现，虚拟团队会议中的许多风险来自参会人（或没参会的人）和技术。大多数虚拟团队会议都会由于某种技术故障而延迟几分钟开始，即使这里有最有经验的参会人和最可靠的技术。因此，我习惯在会议正式开始前5分钟接通电话，并且看看有谁已经加入会议和他们身在何处。这使得会议正式开始前，任何技术问题都能有时间进行解决。当你计划召开虚拟团队会议时，请记住我们是人，不是机器。这一事实常被忽视， 甚至被遗忘。我想知道，你是否参加过这样的虚拟团队会议，会议持续了几个小时，人们需要一直看着屏幕而没有中场休息。我坚信，肯定不止我一个曾在虚拟团队会议中， 悄悄起身去洗手间。当我问人们在电话会议里听到冲厕所的声音是否介意时，大多数人都表示介意。你应该计划好休息时间，让人们可以喝点东西，去个洗手间。会议时间可能对你来说不是用餐时间，可对于其他时区的同事， 可能正好是他们的用餐时间。如果他们不渴、不饿，或者盘腿而坐，肯定会更集中注意力参会。我有一个经验法则，虚拟团队会议每开1小时要休息一下，最长90分钟必须稍事休息。最好确认一下，虚拟团队会议是否需要分成一系列较短的会议。因为随着时间的推移，只举办一次长时间的会议，往往会对虚拟团队工作产生反作用。我采访了一家英国公司的设计工程师汤姆，他被要求参加在美国日间举行的会议， 他的同事都参会。起初汤姆很高兴能远程参加，这意味着他不必旅行，不用倒时差，也不用耽误好几天的工作。但实际上，会议是电话会议，这意味着他需要从英国时间下午2:00到晚上10:00一直坐在办公室的办公桌前打电话。他是唯一的远程参与者，因为其他人都在纽约。他告诉我，在会议的大部分时间里，同事们似乎把他忘得一干二净，除了同事们需要他提供意见的时候。但在那时， 他已经失去了兴趣，在办公室枯坐8小时之后，他都快睡着了。同事们喊他的名字，他才参加谈话。这是很好地利用了汤姆的时间吗？绝对不是！ 美国的同事们怎么才能让汤姆的贡献最大化呢？他们其实可以改变一下会议方式， 比如，下午3:00在办公室和汤姆开个会，晚上9:00再开一次会，这样汤姆可以从家里接入电话，看看同事们还需要他做哪些说明。这样做很容易，也可以节省汤姆很多时间。一个虚拟团队的领导者需要想出更好的会议设计方案，能够站在每个参会人的角度安排会议，尤其是当有人需要远程参加，而其他人则在同一个房间的时候。许多虚拟团队成员会同时负责好几个项目。请记住，你的会议并不是他们唯一的焦点，而且他们很容易分心。与很多项目经理合作的经验告诉我，大约有2/3的项目经理同时负责多个项目。大约有30%的人同时负责5个或更多项目。有那么多事情需要同时考虑，虚拟团队项目很容易被忽略，相比之下，本地面对面的工作更容易得到更多关注。无可厚非，本地项目会获得更多支持， 因为团队成员可以直接走过去看看事情进展得如何。所以，如果你的会议参会人有许多其他事情萦绕在他们的脑海中，你需要更加努力地确保在你的会议期间，让他们集中注意力参加会议。很多时候，虚拟团队会议全都是演讲和演示。人们开不了多长时间就离开了，特别是当他们忙着做多个项目的时候。团队工作回顾会议似乎特别容易发生这种情况，人们往往用太长的时间来展示自己的工作细节。请记住，如果没有互动，人们很容易丧失注意力，所以，工作细节这类信息可以在团队内异步共享，而不需要所有团队成员实时在线聆听。凯文·霍尔（Kevan Hall）建议以一种更好的方式来进行项目工作回顾会：每个成员只能用5分钟展示3张PPT。这3张PPT需要包括：工作概况；自己的工作给他人带来的启示；工作中引以为傲的事。你可以让人们列出需要得到别人什么支持（需求），同时，他们还可列出可以为其他团队成员提供什么支持（贡献），这种做法很有用。凯文还建议，精简参加回顾会的人数，最好控制在最低限度。
