正确的范围界定是项目成功的关键。“当它是一个很差劲的范围界定时， 不可避免的变化会使项目最终的成本提高，这些不可避免的变化会破坏项目节奏，导致重复工作、增加项目运行的时间、降低生产功效和工作人员的士气。” 界定项目范围所使用的工具和技术主要有:１) 工作分解结构(WBS) 样板。以前类似项目的工作分解结构对新项目的分解具有重要参考作用，虽然每个项目都是独一无二的，但是WBS经常能被“重复使用”，多数项目间在某种程序上是具有相似性的。２) 范围分解。分解意味着分割主要工作细目，使它们变成更小、更易操作的要素，直到工作细目被明确详细地界定，以有助于未来项目具体活动(规划、评估、控制和选择) 的开展。分解的主要方法是工作分解结构分析法。项目组织是为完成项目而建立的组织，一般也称为项目班子、项目管理班子、项目组等。项目组织的具体职责、组织结构、人员构成和人数配备等会因项目性质、复杂程度、规模大小和持续时间长短等而有所不同。项目组织可以是另外一个组织的下属单位或机构， 也可以是单独的一个组织。例如，某企业的新产品开发项目组织是一个隶属于该企业的组织。项目组织结构类型多种多样，常见的有项目型、矩阵型和直线职能型。各种类型的组织结构适应不同的公司规模及项目需要。
项目质量在很大程度上既不同于产品质量，也不同于服务质量。因为， 项目兼具产品和服务两个方面的特性，同时还具有一次性、独特性与创新性等自己的特性。所以，项目质量的定义和内涵也具有自己的独特性。项目质量的独特性主要表现在如下两个方面:１) 质量的双重属性。项目质量的双重性是指项目质量既具有产品质量的特性，又具有服务质量的特性。这是因为多数项目既会有许多产品成果，也会有许多服务性成果。２) 项目质量的过程特性。项目质量的过程特性是指一个项目的质量是由整个项目活动的全过程形成的，是受项目全过程的工作质量直接和综合影响的。由于项目具有一次性和独特性的特性，所以人们在项目的定义和决策阶段往往无法充分认识和界定自己明确和隐含的需求，项目的质量要求是在项目进行过程中通过不断修订和变更而最终形成的。
项目的成本是指在为实现项目目标而开展的各种项目活动中消耗资源而形成的各种费用的总和，项目成本管理主要包括项目资源计划、项目成本估算、项目成本预算、项目成本控制、项目成本预测等。
项目的时间进度至少应包括每项工作的计划开始日期和期望的完成日期。项目时间进度可以以提要的形式或者详细描述的形式表示， 相关项目进度可以表示为表格的形式，但是更常用的却是以各种直观形式的图形方式加以描述。主要的项目进度表示形式有项目网络图、条形图(或称甘特图)、里程碑事件图、时间坐标网络图等。在项目管理的5个要素中，项目的界定(范围) 和项目的组织是最基本的， 而质量、时间、费用可以有所变动，是依附于界定和组织的。
