如今我们生活在一个VUCA的时代。
所谓VUCA,即Volatility、Uncertainty、Complexity和Ambiguity四个单词首字母的缩写。Volatility为易变性,Uncertainty为不确定性,Complexity为复杂性,Ambiguity为模糊性。
我们在本专辑系列文章的第一篇中介绍过,PMBOK第7版将以12个原则和8个绩效域为框架展开。而VUCA中的“四性”,从字面意思都可以从12个原则和8个绩效域中找到对应项。易变性用适应性和弹性原则应对,复杂性用复杂性原则应对,不确定性和模糊性用把握不确定性和模糊性绩效域应对。
因此,可以说PMBOK第7版是为了适应时代特征而必须做出的改变。
面对不确定性和模糊性,我们应该先有一个正确的心态。
大多数人,特别是大多数长期按系统性的方法管理项目的人,都会厌恶甚至惧怕不确定性和模糊性。因为我们喜欢清晰的计划,喜欢定义明确的流程,希望每件事按正常的情况完美地完成,最终能按时、不超预算、合乎预期地交付项目成果。
可事实上,根本就不存在一个完美的项目环境让你完成上面的愿望。需求、进度、预算、优先级甚至项目目标都有可能是不确定的或模糊的,在项目进展过程还会不断发生变化。
既然不确定性和模糊性是我们无法回避的项目特征,我们必须用更富挑战性和更兴奋的心态来直面它们。与其把不确定性和模糊性当作麻烦或威胁,不如把它们看作机会。
我们可以利用不确定性和模糊性创造新的商业机会。有时可能会失败,但失败本身也可以提供知识和有价值的结果。还记得爱迪生发明电灯后说了什么吗?“我没有失败,我只是发现了1万条行不通的方法”。
很多项目管理的知识和方法可以管理不确定性和模糊性。
我们可以使用很多项目管理的知识和方法减少、应对或利用不确定性和模糊性。项目准备时期,我们可以确认愿景是否清晰和众所周知,要持续多长时间,要花多少钱。项目执行时期,我们可以确认接下来我们做什么,团队是否仍有凝聚力和表现力,所有相关方参与了吗。自始至终,我们都可以持续关注交付成果的状态及项目是否仍然可行。
传统瀑布式开发的项目,我们可以通过强调规划减少和应对不确定性和模糊性。详细明确的范围定义、全面准确的时间和成本估算、周到精准的风险分析,这些传统项目管理必备的知识和技能都有用武之地。
如今很多敏捷方法开发的项目,我们甚至可以通过迭代来利用不确定性和模糊性。我们先有一个项目愿景和粗略的范围,接着在每一个开发周期中学习和发现更明确或更新颖的需求。短的周期减少了项目风险,更加重视即时反馈及用户参与。用敏捷方法可以更快速有效地应对和利用不确定性和模糊性交付价值。
我们可以把项目中已知的内容和未知的内容做个识别和划分。控制好已知的内容,并以此为基础,不断地了解未知的内容,并尽可能地把未知的内容转为为已知的内容。有些未知可能并不重要,也有些未知可能并没有想象的那么可怕,也有些未知也许我们可以暂时跳开,优先处理那些重要又紧急的未知。
用原则指导不确定性和模糊性。
不确定性和模糊性是复杂性的源头之一。利用知识、经验和学习解决复杂性是12条原则之一,相较于基于预测的瀑布方法,基于适应的敏捷方法更支持解决复杂性。因此,我们更建议采用敏捷的理念和方法管理不确定性和模糊性。
不确定性和模糊性也是风险的源头之一。而应对机遇和威胁这条原则,实际上就是应对风险。为了应对机遇和威胁,我们需要尽可能减少不确定性和模糊性,让机遇和威胁更明晰,能够更好地定义其发生概率和影响程度。项目开始时不确定性和模糊性最高,因此风险也最高;项目收尾时不确定性和模糊性最低,因此风险也最低。既然风险有机遇的一面,在项目开始时让隐含机遇的不确定性和模糊性尽可能地明晰,才能为我们是否主动承担风险提供决策依据。