越来越多的经验告诉我,对于一项系统性的工作,比如项目管理,找到其中的Critical Few, 即少数关键项,是多么的重要。
原因很简单,因为工作过程中你要涉及的项非常多,如果对这些工作项没有优先度的区分,你将需要大把的时间去处理它们,然而你的一项宝贵资源即时间是有限的。
因此找到这些 Critical Few是任何一个高效项目管理人员必做的功课。
不过,下面要谈的不是如何去找到这些Critical Few,而是在找到这些关键项之后,通过什么方式来管理这些将对整个过程起到决定性作用的关键因子。
先说说我对管理的理解,曾经看到一种说法是管理的80%其实就是沟通。结合自己的工作想想这非常有道理,作为SQE我发现,在项目中出现的任何一个问题或者说任何机遇都与沟通有关,这样的例子可以说是不胜枚举,在此不打算深入。
我简单总结了一下,管理=计划(20%)+沟通(80%)。(这个等式看起来似乎太简单太简单,对,就是要这样的效果!这就是所谓的Critical Few!)
没有失败的项目,只有失败的沟通!(请暂允许我下这样的结论)因此,如果实现了针对Critical Few的高效沟通,那么我们的项目就离成功不远了。
那如何实现这样的高效沟通呢?这将是我要讨论的重点。而且我觉得这个重点的主要意义是我想突出一个概念: Gate Management. 为了好形象理解(这个很重要)这个概念,在此打个比方:就好像你的队伍要达到某个目的地,在这个过程中会遇到很多的管关卡,这些关卡就是一个个Gate。
在Gate需要做的是,确认是否有通过Gate的条件。其实这里额确认就是一个沟通的过程,参与该Gate得人员为所有利益相关方,及所有Stakeholders,其结果可能有几种:通过(Go forward)、禁止(Stop)、暂停(Hold)、回头(Return)。下面是对于几种情况的说明。
Gate management 经常被用于项目管理。下面是一项产品的开发过程,我们可假设这个产品是一款全新汽车。在其的开发过程中,有几个关键步骤,如下:
1、 前期分析
2、 概念定义
3、 概念开发
4、 技术开发及验证
5、 投产上市
对于某个产品的开发来说,以上几个要素是非常关键的,任何一环的结果都会影响到项目的最终结果。因此,这5个关键的步骤就是对于该项目识别出的Critical Few,对于每个Critical Few,必须予以最高的优先度。
实现的方法就是,在每一个Stage之间,这里都需要一个Gate Review,下面我们可以看到4个Gate, 每个Gate都有相应的标准,如果没有通过该Review,项目则不能进入到下一个Phase。
Gate management 还可被应用于一项具体的技术开发过程。还是以上述产品开发为例,在“产品及过程验证”的过程中,又可以设置子层级的Gate。每个Gate 同样有相应的标准,只有达到标准才能Go forward。
Gate management 还可应用于应急事件的管理。当某高风险事情(可能影响某个项目的最终成功的事件)突然发生,可以开启一个Gate用于应对该事件。
仍然以上述产品的开发为例,在“产品及过程验证”的过程中,某个重要零部件的模具因某种原因不能按原计划到位,而且该风险不可控(不确定会延迟多久),在这种情况下就可以开启一个Gate,只有在有可行措施的条件下才能通过Gate。如下图。
没错 Gate management是风险管理的一种方法,通过对少数关键项CriticalFew的识别及加强型的评估,能识别出主要的风险并对其进行有效管理。
下图是不确定性及成本关于风险RISK及时间TIME的一个关系图,通过Gate management可达到步步为营。
是的在汽车行业,Gate management 的思想几乎融入了所有主机厂和零部件供应商的产品开发的流程之中。
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